MS 764

KI im Sekretariat

Zielgruppe

Mitarbeitende mit Sekretariats- und Assistenzfunktion im Büro bzw. mit Tätigkeiten im Kundenempfang oder im Servicecenter

Inhalt und Ziele

In diesem Seminar verschaffen Sie sich einen Überblick über die Chancen und Risiken von künstlicher Intelligenz (KI) im Sekretariatsbereich. Sie erwerben Grundlagenwissen und lernen anhand konkreter Praxisbeispiele mit ChatGPT und anderen geeigneten KI-Tools, wie Sie generative KI als Unterstützung für typische Sekretariats- und Assistenzaufgaben effizient, sicher und zeitsparend in Ihrem Büroalltag anwenden.

• Einführung in generative KI: Grundlagen, Funktionsweise, Datengrundlagen
• Mehrwert, Chancen, Grenzen und Risiken von KI im Sekretariat
• Sicherheit und Datenschutz bei der Nutzung von KI, Umgang mit vertraulichen Daten

• Rechtliches: Urheberrecht, KI-Kennzeichnungspflichten u.a.

• Einsatzmöglichkeiten von KI im Sekretariatsalltag:
  • Korrespondenzen erstellen, Termine organisieren, Besprechungen vorbereiten, Protokolle, Zusammenfassungen, Checklisten generieren etc.
  • Texte für E-Mails und Briefe professionell formulieren, überarbeiten und an unterschiedliche Zielgruppen anpassen
  • Vorliegende Texte effizient zusammenfassen, strukturieren, korrigieren und in verständliche Sprache übertragen
  • Routinetätigkeiten beschleunigen: Ideenfindung erleichtern, Vorlagen erstellen, Informationen recherchieren und aufbereiten

• Vorstellung gängiger KI-Tools für Büro und Assistenz: ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude u.a.
• Einrichten eines ChatGPT-Kontos und erste Schritte im Prompting

• Treffsicheres Prompting: Persönliche Prompt-Bibliotheken für wiederkehrende Aufgaben
• Validität, Plausibilitätsprüfung und verantwortungsvoller Einsatz
• Diskussion konkreter Anwendungsfälle aus dem Büroalltag

Trainer

Maximilian Moser BA

Zeit und Ort

Seminarnummer:

MS 764

Trainingsform:

Präsenz

Dauer:

1 Tag(e) (8 Stunden)

Termin:

22.04.2027

Stundenplan:

09:00 - 17:00

Ort:

Verwaltungsakademie des Bundes

Anmerkungen

Dieses Seminar ist ein Wahlmodul für das Zertifikat für Sekretariat und Assistenz.

Organisation

Seminarleitung:

Pemmer Evelin

Sekretariat:

Haag Nedeljka