BS 164

Barrierefrei publizieren, präsentieren und arbeiten mit MS Office und PDF

Zielgruppe

Mitarbeiter:innen, die Publikationen in Word (Berichte, Handbücher, Broschüren, Informationsschreiben, Geschäftsbriefe etc.), Präsentationen mit PowerPoint und Tabellen und Diagramme (Statistiken etc.) in Excel erstellen bzw. Dokumente in Websites oder im Verwaltungsdatenkatalog veröffentlichen, Barrierefreiheit-Beauftragte

Allgemeine Anwenderkenntnisse von MSWord, MSPowerPoint, MSExcel und MSOutlook werden vorausgesetzt.

Inhalt und Ziele

In diesem Seminar lernen Sie, Ihre Inhalte in MS Word und in MS PowerPoint sowie Tabellen und Diagramme in MSExcel und E-Mails in MS Outlook gemäß den gesetzlichen Vorgaben (WZG, IFG, …) barrierefrei aufzubereiten und zu gestalten, sodass sie von allen Benutzerinnen und Benutzern – mit und ohne Assistierende Technologien – gut genutzt und bearbeitet werden können. Sie lernen die grundlegenden Eigenschaften barrierefreier getaggter PDF-Dokumente kennen und erfahren, wie Sie aus einem entsprechend aufbereiteten Word- und PowerPoint-Dokumenten ein PDF-Dokument erstellen sowie das PDF-Dokument auf Barrierefreiheit prüfen können.

• Benutzeroberfläche in Word, PowerPoint und Excel einrichten: Formatierungsmarkierungen, Navigation, Lineal einblenden, Wechseln zwischen verschiedenen Ansichten (Layout, Gliederung, Entwurf, Master etc.), Formatvorlagen anzeigen, Spracheinstellung und Rechtschreibprüfung, Einstellungen für Autokorrektur, Dokumenteninformationen etc.
• Publikation in Word erstellen: Inhalt gliedern; Absatz-, Zeichen-, Tabellen- und Listen-Formatvorlagen verstehen und anwenden; Bilder und Objekte einbinden inklusive Alternativen; Tabellen, Aufzählungen und Listen, Dokumentensprache und Sprachauszeichnungen festlegen; Hyperlinks, Verknüpfungen und Verzeichnisse, Dokumenteninformationen eingeben; Fuß- und Endnoten, Marginalien, Inhalte in Kopf- und Fußzeile; mathematische und chemische Formeln einbinden; Text aus Bild extrahieren; Inhalte aus PowerPoint und/oder Excel (insbesondere Tabellen) übernehmen etc.

• Präsentation in PowerPoint erstellen: Folienlayouts verstehen und anwenden, Folientitel aussagekräftig vergeben, Lesereihenfolge innerhalb einer Folie bearbeiten, Formatvorlagen verwenden, Alternativtexte formulieren und hinzufügen für Bilder, Objekte und Smart Arts bzw. alternative Folien erstellen; Tabellen, Hyperlinks, Dokumentensprache und Sprachauszeichnungen festlegen, Dokumenteninformationen eingeben etc.

• Statistiken in Excel erstellen: Einsatzmöglichkeiten und Grenzen, Tabellenstruktur und Semantik (Tabelle kennzeichnen, Tabellenformatvorlagen verwenden; Tabellennamen, Kopfzeilen und Überschriftenzeilen vergeben; Tabellenblätter aussagekräftig), Navigation und Inhaltselemente (sinnvolle Reihenfolge herstellen, Zellformate definieren, Alternativtexte für Bilder, Formen, Gruppen, Diagramme, Pivotcharts); Informationen für Screenreader Benutzer:innen (Inhalt für Zelle A1 und für das Ende der Tabelle) etc.
• E-Mails in MS Outlook erstellen: Outlook-Formatvorlagen für Überschriften und Aufzählungszeichen verwenden, Abstandsoptionen zwischen Absätzen einstellen, Alternativtexte für Bilder, aussagekräftige Linktitel, Vermeiden von Tabellen etc.

• Redaktionell Beachtenswertes: Dokumenteneigenschaften, Alternativtexte, Linktitel, Abkürzungen, einfach verständliche Sprache, Lesbarkeit etc.
• Gestaltungsrichtlinien für Dokumente: Farbgestaltung und -verwendung für Text, Hintergründe und Grafiken; Diagramme kontrastreich gestalten; Hyperlinks sichtbar gestalten; lesbare Schriftarten, Schriftgrößen und Zeichen; Corporate Design des Bundes für Office-Dokumente anwenden etc.
• Häufige Barrieren, bekannte Probleme, Dos und Don’ts

• Effizientes Arbeiten mit den Office-Dokumentvorlagen des Bundes:
  • Word: Broschüre, Artikel, Brief, Ministerratsvortrag
  • PowerPoint
• Dokumenten- und Barrierefreiheitsprüfung in MS Office: Nutzen und Grenzen
• Checklisten für barrierefreie Office-Dokumente und PDF-Dokumente
• Konvertieren aus Word und PowerPoint zu getaggten PDF und Vergleichen der Ergebnisse
  • mit axesWord-Plugin aus Word, mit axesSlides aus PowerPoint
  • mit Word- bzw. PowerPoint-eigener Funktion Speichern als PDF-Dokument
  • mit alternativen Word- und PowerPoint-Plugins zu PDF: Acrobat, PDF-XChange
• Prüfen von PDF-Dokumenten auf Barrierefreiheit mit PDF Accessibility Checker (PAC): technische Prüfung und Sichtkontrolle, Fehler verstehen und beheben im Word- bzw. PowerPoint-Dokument
• Informationen zum Schwärzen in PDF-Dokumenten

Die Normen und Richtlinien für barrierefreie Webinhalte und getaggte PDF-Dokumente – EN301 549 v4.1.1 (2026-09), WCAG 2.2, PDF/UA-1 und UA-2 und das Matterhorn-Protokoll –bilden das Hintergrundwissen.

Ziele

Erworbene digitale Kompetenzen gemäß DigComp 2.3 AT

• Kompetenzstufe: Stufe 3 (Fundiert SELBSTSTÄNDIG)
• Kompetenzbereiche: Grundlagen, Zugang und digitales Verständnis; Kommunikation, Interaktion und Zusammenarbeit; Kreation, Produktion und Publikation

Trainer

Edith Vosta , Stefan Wernig MSc

Zeit und Ort

Seminarnummer:

BS 164

Trainingsform:

Präsenz

Dauer:

2 Tag(e) (16 Stunden)

Termin:

09.09.2027 - 10.09.2027

Stundenplan:

09.09.2027: 09:00 - 17:00
10.09.2027: 09:00 - 17:00

Ort:

Verwaltungsakademie des Bundes

Anmerkungen

Wir präsentieren und arbeiten hauptsächlich mit Word, PowerPoint, Excel und Outlook aus MSOffice LTSC (2024) bzw. MSOffice 365 und erstellen PDF-Dokumente mit und ohne Plugins aus Word und PowerPoint. PAC wird zur Überprüfung der PDF-Dokumente eingesetzt. Excel-Dokumente werden nicht zu PDF konvertiert. Anforderungen und Möglichkeiten zum Erstellen barrierefreier E-Mails werden präsentiert.

Bringen Sie Beispiele aus Ihrem Arbeitsumfeld ein! Bitte senden Sie Ihre Dokumente und Fragen 1 Monat vor Beginn des Seminars an Edith Vosta (edith.vosta@bka.gv.at).

Wir empfehlen den vorherigen Besuch des Seminars BS 162 „Barrierefreie Informationssysteme – Grundlagen“.Zum Bearbeiten von PDF-Dokumenten empfehlen wir den Besuch des Seminars BS169 „Barrierefreie PDF-Dokumente – Prüfen und korrigieren“, zur Gestaltung und Erstellung von barrierefreien Formular-Dokumenten das Seminar BS171 „Barrierefreie PDF-Formulare“.

Individuelle Unterstützung bei der Planung und Produktion von barrierefreien Publikationen mit Adobe InDesign bzw. MSWord auf Basis des Bundes-Designs und der Vorlagendokumente des Bundes bietet das Coaching COA-E18 „Barrierefreie Publikationen gestalten und produzieren“.

In Ausnahmefällen ist auch eine Online-Teilnahme an den Vorträgen, Demonstrationen und Fallbesprechungen des Präsenzseminars möglich.

Organisation

Seminarleitung:

Weinreich Verena, Mag.

Sekretariat:

Ranzenbacher Petra